Prozesslandkarte

LSP Strategieprozesse

• LSP 010%

  Objektstrategie

  Sind die Ziele für das objektspezifische Facility Management festgelegt?;;Ist eine Servicestrategie für das Objekt vorhanden?;;Wird die Objektstrategie regelmässig angepasst und überarbeitet?
• LSP 020%

  Strategisches Flächenmanagement

  Ist Klarheit über den zukünftigen Flächenbedarf (Entwicklung) und Nutzungsanforderungen vorhanden?;;Wird basierend auf den vorhandenen, internen Daten sowie der Marktentwicklung eine strategie für den künftigen Flächenbedarf und Nutzung der Fläche (Raumkonzepte) erstellt?
• LSP 030%

  Instandhaltungsstrategie

  Wird der Gebäudezustand analysiert?;;Wird eine Investitionsplanung erstellt?;;Sind Vorgaben für die Instandhaltung/Betriebsführung (vorbeugende Maßnahmen, die der Vermeidung von Schäden dienen sowie die ständige Beaufsichtigung und Überprüfung einer Sache auf drohende Verschlechterungen ihres Zustandes und ihrer Gebrauchstauglichkeit) definiert?;;Sind Vorgaben für die Instandssetzung (Behebung von Mängeln oder Schäden, die insbesondere durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinflüsse entstanden sind) definiert?
• LSP 040%

  Umweltstrategie FM

  Werden relevante Umweltaspekte für die Umweltstrategie ermittelt?;;Werden Massnahmen zu relevanten Umweltaspekten festgelegt?;;Wird die Umweltstrategie regelmässig angepasst und überarbeitet?

LEP Steuerungsprozesse

• LEP 010%

  Mandatsübernahme/ -übergabe

  Ist der Zustand der von der Leistungserbringung betroffenen Objekte und Anlagen bei der Mandatsübernahme/-übergabe erfasst?;;Sind bei der Mandatsübernahme/-übergabe die relevanten Daten- und Dokumente (Pläne, Anlagedokumentationen) übergeben?;;Sind für die relevanten Daten- und Dokumente die Qualität festgelegt?;;Ist das Übernahmeprozedere dokumentiert?
• LEP 020%

  Planung Betriebsführung

  Ist die Aufbauorganisation (interne & externe Leistungen (Make or Buy), Personalbedarf) schriftlich festgehalten?;;Ist die Ablauforganisation (Prozesse, Kommunikationsflüsse, Tools, Hilfsmittel) schriftlich festgehalten?;;Sind regelmässig Risikoanalysen durchgeführt?;;Ist für Kriesenfälle eine Notfallvorsorge festgelegt?
• LEP 030%

  Standards Service Level

  Sind Standards/Service-Levels erstellt?;;Sind diese einheitlich, in einer standardiserte Darstellung und Definition sichergestellt?;;Können die Prozesse zeitnah und transparent rückverfolgt werden um Qualität und Quantität zu prüfen?
• LEP 040%

  Budgetierung

  Sind die Kosten und Erträge für das folgende Jahr geplant und budgetiert?;;Sind die Kennzahlen für den Vergleich von ähnlichen Objekten (für das Budget) definiert und schriftlich festgelegt?;;Sind die Einflussfaktoren auf das Budget identifiziert und schriftlich festgelegt?
• LEP 050%

  Auftragsmanagement

  Ist der Prozess der Auftragsplanung und -erteilung festgelegt?;;Sind die Leistungsbeschaffung und Vertragsbedingungen mit dem Kunden schriftlich festgehalten?;;Sind die Leistungsbeschaffung und Vertragsbedingungen mit den Lieferanten schriftlich festgehalten?;;Ist die Koordination der Umsetzung (inkl. Auftragsabschluss) sichergestellt?
• LEP 060%

  Qualitätssicherung

  Wird die Qualität der Leistungspakete kontrolliert?;;Werden regelmässig Kundenbefragungen durchgeführt?;;Werden Prozesse analysiert, Massnahmen zur Verbesserung ermittel, diese umgesetzt und deren Wirkung überprüft?;;Gibt es ein Beschwerdenmanagement?
• LEP 070%

  Controlling und Reporting

  Sind Controllingziele festgelegt?;;Werden die Controllingziele mit SOLL-IST-Vergleichen verfolgt?;;Werden Abweichungen von den Controllingzielen analysiert und wenn notwendig Korrekturmassnahmen ausgelöst?;;Werden für die Führung und den Auftraggeber relevante Managementinformationen (Daten aus dem Controlling, Leistung und Kosten, deren Entwicklung, Vergleich zum Markt) aufbereitet?;;Liegen Daten über die vertragsgemässe Leistungserbringung, die Zielerreichung und spezielle Ereignisse vor?
• LEP 080%

  Vertragsmanagement

  Sind Guidelines für die Erstellung und Handling von Standardverträgen, welche als Grundlagen für die Erstellung der spezifischen Verträge dienen, schriftlich vorhanden?;;Ist der Prozess Vertragsmanagement (vom Umgang bei vertragsrelevanten Ereignissen bis zur Archivierung des Vertrages) dokumentiert?;;Sind FM- und objektspezifische Versicherungen im Rahmen des Vertragsmanagements vorhanden?;;Wird die Einhaltung der Vertragserfüllung (Leistungen, Fristen) überwacht?

LOPE Erstellung / Erhaltung

• LOPE 010%

  Inbetriebnahme

  Wirkt ein FM-Verantwortlicher bei Funktions- und Leistungsnachweisen bei einer Inbetriebnahme mit?;;Nimmt ein FM-Verantworlitchen an den Instruktionen und Schulungen im zuge einer Inbetriebnahme teil?;;Wirkt ein FM-Verantwortlicher an integrierten Test bei einer Inbetriebssetzung mit?
• LOPE 020%

  Abnahme

  Ist bei der Abnahme sichergestellt, dass die zu erbringende Leistung gemäss den rechtlichen Vorschriften ordnungsgemäss und funktionsfähig in den Betrieb überführt wurde?;;Findet die Prüfung dabei anhand von Spezifikationen, Dokumentationen, Prüfungen und Messungen statt?;;Werden erkannte Mängel identifiziert, protokolliert und eine Frist zur Behebung angesetzt?
• LOPE 030%

  Garantiemanagement

  Wird während der Garantiefrist ein Mangel aufgedeckt, so wird dieser sofort nach der Entdeckung gerügt und eine Frist zur Behebung gesetzt?;;Wird die Durchführung der Mängelbehebung überwacht und die Behebung des Mangels überprüft, verfolgt?;;Wird beim Ablauf der Garantiefrist von grösseren Gewerken eine Garantieabnahme durchgeführt?Wird beim Ablauf der Garantiefrist von grösseren Gewerken eine Garantieabnahme durchgeführt?Wird beim Ablauf der Garantiefrist von grösseren Gewerken eine Garantieabnahme durchgeführt?Wird beim Ablauf der Garantiefrist von grösseren Gewerken eine Garantieabnahme durchgeführt?

LOPK Kaufmännisches (KGM)

• LOPK 010%

  Vermietung

  Werden leerstehende Mietflächen intern oder extern Vermietet?;;Werden mögliche Mietflächen ausgeschrieben?;;Werden Mietverträge erstellt?;;Werden Mieterflächen abgenommen und übergeben?
• LOPK 020%

  Vertragsanpassung Vermietung

  Sind die Mietverträge stets aktuell und enthalten die optimalen Konditionen für den Vermieter?;;Werden die Mietkonditionen laufend überprüft?;;Werden allfällige Vertragsanpassungen (z.B. Aufgrund veränderter Rechtsform, Rebranding, etc.) zeitnah umgesetzt?
• LOPK 030%

  Kündigung Vermietung

  Wird die Rechts- und Vertragskonformität bei einer Kündigung geprüft?;;Wir bei einer Kündigung einheitlich vorgegangen?;;Werden die Mietflächen ab- und zurückgenommen?;;Wird eine Schlussabrechnung durchgeführt?
• LOPK 040%

  Mietzinsinkasso

  Werden die Mietzinszahlungen regelmässig überprüft auf fristgerechte- und vertragsgerechte Bezahlung?;;Wird ein Mahnwesen durchgeführt, wenn die Zahlungen nicht eintreffen?;;Wird falls nötig das Kündigungsverfahren eingeleitet?
• LOPK 050%

  Anmietung

  Findet - basierend auf den Vorgaben aus dem Flächenmanagement - eine rasche und vorgabengerechte Anmietung statt?;;Stehen dabei optimale Mietkonditionen (tiefe Kosten, grosse Flexibilität, maximale Sicherheit, etc.) im Vordergrund?;;Sind Bestrebungen vorhanden, die Zeitdauer von Auftrag bis Vertragsabschluss resp. bis Beginn Mietverhältnis möglichst kurz zu halten?
• LOPK 060%

  Vertragsanpassung Anmietung

  Werden die Mietkonditionen laufend überprüft (z.B. bei Hypothekarzinsänderungen)?;;Ist das Wissen zum Mietrecht (OR) für allfällige Vertragsanpassungen vorhanden?
• LOPK 070%

  Kündigung Anmietung

  Sind Angaben zu aktuellen gesetzliche Angaben zur Kündigung von Anmietverhältnissen dokumentiert?;;Erfolgt der Rückbau des Mieterausbaues im falle einer Kündigung der Anmietung koordiniert mit dem Kündigungstermin?
• LOPK 080%

  Mietzinszahlung

  Werden Mietzinsen zeit- und vertragsgerecht (im Fall "Umsatzmiete" muss der Zins nicht immer gleich hoch sein) bezahlt?;;Wird die Nebenkostenabrechnung des Vermieters überprüft (alle Positionen im Mietvertrag eindeutig als NK ausgewiesen)?
• LOPK 090%

  Mieterbetreuung

  Ist der Mieterkontakt sichergestellt, (Mieter erhä klarer Ansprechstellen für sämtliche im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis stehenden Fragen)?;;Wird bei anstehenden Veränderungen, wie zum Beispiel Umbauarbeiten, welche zu Unan-nehmlichkeiten führen, frühzeitig und umfassend informiert?;;Wird der Mieter regelmässig kontaktiert?
• LOPK 100%

  Objektbuchhaltung

  Wird eine Objektbuchhaltung geführt?;;Werden Zwischen- und Jahresabschlüsse durchgeführt?;;Werden entsprechende Kosten den Mietern weiterverrechnet?;;Wird bei der Mehrwertsteuerabrechnung ein Experten (z.B: Steuerexperte) hinzugezogen?
• LOPK 110%

  Heiz-/Nebenkosten

  Werden die Heiz- und Nebenkosten mindestens einmal jährlich abgerechnet?;;Erfolgt die Abrechnung zeitgerecht (gemäss Termin im Mietvertrag)?;;Werden lediglich die Mietkosten abgerechnet, welche im Vertrag eindeutig ausgewiesen sind?
• LOPK 120%

  Objektdokumentation

  Werden die Objektdaten für den Objektbetrieb erfasst?;;Werden diese Objektdaten gepflegt und fortlaufend aktualisiert?;;Ist ein gutes CAFM-System vorhanden?;;Wird genau überlegt, welche Daten wirklich benötigt werden um die Datenpflege (Datenqualität/-aktualität) zu erleichtern?;;Werden Die Objektdaten, zwecks Nachvollziehbarkeit archiviert (gesetzlichen Vorschriften)?

LOPB Betrieb und Instandhaltung (TGM)

• LOPB 010%

  Betrieb

  Werden Anlagen bedient und überwacht sowie bei Bedarf mit Verbrauchsstoffen versehen?;;Wird bei einer Abweichung vom Normalbetrieb der entsprechende Prozess ausgelöst?;;Sind die betrieblichen Abläufe dokumentiert;;Werden im Prozess Betreiben Anpassungen vorgenommen bei ausserordentlicher nutzerbedürfnisse;;Werden nicht mehr genutzte Anlagen ausser Betrieb genommen und stillgelegt?
• LOPB 020%

  Störungsanalyse

  Werden auftretende Störungen analysiert und die Ursachen festgestellt?;;Werden kleinere Störungen direkt behoben?;;Ist mit der Störung ein schwerwiegender Gefahrenzustand verbunden, werden Sofortmassnahmen ausgelöst oder allenfalls Kristenstäbe aktiviert?;;Werden die Störungen klassifiziert, damit wiederkehrenden Störungen schneller erkannt werden?;;Werden die Störungen dokumentiert?
• LOPB 030%

  Inspektion

  Bestehen Inspektionen die den Ist-Zustand des Objekts durch gezieltes Prüfen, Beobachten messen?;;Sind die Massnahmen zur Feststellung und Beruteilung des Ist-Zustandes festgelegt und dokumentiert?;;Werden die rechtlichen Bestimmungen eingehalten und die Inspektionen dokumentiert (als Nachweis)?
• LOPB 040%

  Wartung

  Werden Anlagen und Bauteile laufend geprüft?;;Werden die Prüfung-Zyklen auf Grund von anlagespezifische Herstellervorgaben druchgeführt?;;Werden die Prüfung-Zyklen auf Grund von gesetlichen Vorgaben druchgeführt und lückenlos dokumentiert?;;Wird die Wartung aktive optimiert (z.B. bei Anlagen mit geringer Verfügbarkeitsanforderung können auch alternative Wartungsmethoden wie risikobasierte Instandhaltung ange-wendet werden)? Wird die Wartung aktive optimiert (z.B. bei Anlagen mit geringer Verfügbarkeitsanforderung können auch alternative Wartungsmethoden wie risikobasierte Instandhaltung ange-wendet werden)? Wird die Wartung aktive optimiert (z.B. bei Anlagen mit geringer Verfügbarkeitsanforderung können auch alternative Wartungsmethoden wie risikobasierte Instandhaltung ange-wendet werden)?
• LOPB 050%

  Instandsetzung

  Werden nach Ausfall / Störungen die beschädigten resp. ausgefallenen Bauteile wieder instandgesetzt (Bauteil ersetzen)?;;Geschieht die Instandsetzung zeitnah zum Ausfall / Störung?;;Werden bei Ersatz einer Anlage durch Neugeräte Garantiefragen geklärt?
• LOPB 060%

  Versorgen

  Werden Energieträger (Primärenergie wie z.B. Heizöl, Holz, Flüssiggas etc. oder Sekundärenergie wie z.B. Wärme, Kälte etc.) gemäss Leistungsversprechen nachbestellt?;;Werden die Vorräte regelmässig überwacht?;;Ist der zukünftige Verbrauch bekannt?;;Ist die maximale Lagerkapazität bekannt?;;Ist die Kenntnis des optimalen Bestellungszeitpunkts vorhanden?
• LOPB 070%

  Energiekontrolle

  Werden regelmässig die Verbrauchstdaten erfasst?;;Werden die Verbrauchsdaten analysiert und mit der Vorperiode verglichen?;;Werden spezifische Kennzahlen zur Energiekontrolle berechnet?;;Sind die Energieanwender geschult?
• LOPB 080%

  Betriebsoptimierung

  Werden Verbrauchsdaten erfasst, ausgewertet und analysiert (Vergleich mit Benchmarks)?;;Werden auf dieser Basis Optimierungsmassnahmen abgeleitet?;;Werden die Optimierungsmassnahmen umgesetzt?
• LOPB 090%

  Reinigung und Pflege

  Werden das/die Gebäde und das umgebene Areal regelmässig gereinigt?;;Wird das Verbrauchsmaterial regelmässig aufgefüllt und die Primärentsorgung durchgeführt?;;Werden Pflanzen im Gebäude und in den Grünanlagen regelmässig gepflegt?;;Werden falls nötig Massnahmen zur Bekämpfung von Schädlingen umgesetzt?;;Wird ein Winterdienst (Schneeräumung, Massnahmen gegen Glatteis) durchgeführt?
• LOPB 100%

  Safety und Security

  Sind Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sichergestellt?;;Werden Sicherheitsübungen durchgeführt?;;Ist der Ordnungs- und Sicherheitsdienst (Videoüberwachung, Rundgänge im/um das Gebäude) gewährleistet?;;Sind Öffnung und Schliessung des Gebäudes geregelt?;;Gibt es eine Betriebssanität, Betriebsfeuerwehr und ein Verkehrsdienst?
• LOPB 110%

  Entsorgung

  Ist ein Entsorgungs-/Logistik-Konzept erstellt?;;Wird die Entsorgung der Abfälle / Werkstoffe zeit-, kosten - und umweltgerecht ausgeführt?;;Werden die Abfall- & Werkstoffmengen erfasst, ausgewertet und analysiert?

LOPD Dienste (IGM + FLM)

• LOPD 010%

  Operatives Flächenmanagement

  Wird eine Flächenbedarfsplanung erstellt und dokumentiert?;;Sind Kennzahlen zur Flächennutzung vorhanden?;;Werden die aktuellen Flächenbelegungen regelmässig überprüft und bei Abweichungen Lösungen gesucht (Flächenanalyse und -controlling)?
• LOPD 020%

  Belegungsplanung

  Wird die Flächenbelegung geplant und optimal genutzt?;;Ist ein Mobiliarmanagement vorhanden (verwalten von überschüssiges Mobiliar, Reservemobiliar)?
• LOPD 030%

  Umzüge

  Werden Umzüge von Arbeitsplätzen geplant, gesteuert und überwacht?;;Wird die Abwicklung des Umzugs minutiös geplant, eine Interaktion mit dem Kunden/Auftraggeber angestrebt?;;Findet eine Abstimmung mit den Prozessen zur Bereitstellung von Informatik- und Telekommunikationsinfrastruktur statt?
• LOPD 040%

  Help Desk

  Werden Meldungen (Störmeldungen, Auskunft, Reklamationen usw.) aufgenommen und in ein einheitliches Instrument erfasst?;;Sind die eingegangenen und pendenten Meldungen gut ersichtlich und transparent (besteht eine gute Übersicht)?;;Werden die Meldungen analysiert und ausgewertet um Rückschlüsse auf häufige auftretende Störungen zu erhalten?
• LOPD 050%

  Pikett

  Wird die Pikettorganisation geplant?;;Sind die Pikettabläufe dokumentiert?
• LOPD 060%

  Empfang

  Werden Besuchende empfangen?;;Werden Besuchende angemeldet (falls notwendig inkl. Badge-Vergabe)?;;Erteilt der Empfang die gewünschten Auskünfte?;;Erfolgt eine Prüfung der Ausweise und - falls notwendig - der Zutrittsberechtigung?
• LOPD 070%

  Konferenzraum

  Besteht einen definierten Prozess für die Raumbelegung und Reservation?;;Werden veranstaltungsbezogene Bestuhlung, Technik, Beschilderung bereitstellt?;;Werden Cateringdienstleistungen angeboten?;;Wird sichergestellt, das der Raumausgangszustand, gemäss Dokumentation wiederhergestellt wird?
• LOPD 080%

  Schliessmanagement

  Sind die Zutrittsberechtigungen definiert (insbesondere bei Aus- und Eintritten von Mitarbeitern)?;;Sind die Schliesspläne aktuell und werden kontinuierlich aktualisiert?;;Sind die Aktivitäten bei einem Schlüsselverlust dokumentiert?
• LOPD 090%

  Telefonie

  Werden Telefonanrufe kompetent beantwortet?;;Werden Telefonanrufe - falls notwendig - den korrekten Gesprächspartner weitergeleitet?;;Ist ein Telefonverzeichnis erstellt?;;Wird das Telefonverzeichnis regelmässig aktualisiert?
• LOPD 100%

  Post

  Wird die Post engegengenommen und verteilt (ist Prozessablauf sichergestellt)?;;Wird die Post zentral versant (ist Prozessablauf sichergestellt)?;;Werden Verbrauchsgüter verteilt?
• LOPD 110%

  Druckerei / Kopieren

  Werden Kopien im Auftrag angefertigt?;;Werden Druckerzeugnisse (keine Kopien) im Auftrag angefertigt?
• LOPD 120%

  Catering

  Wird der Catering-Auftrag geplant?;;Wird der Catering-Auftrag gemäss Planung durchgeführt?;;Findet eine termin- und qualitätsgerechte Bereitstellung der Verpflegung statt?
• LOPD 130%

  Transport

  Werden Güter befördert?;;Ist der Prozess über den Ablauf des Transports vom Ausgangsort and den Bestimmungsort dokumentiert?;;Besteht eine Dokumentation für den Prozess "Transport von Gefahrengüter" um die entsprechenden gesetzlichen Vorschriften zu beachten?
• LOPD 140%

  Parkplätze

  Werden Parkplatzbewilligungen ausgestellt?;;Wird die Parkplatzbelegung kontrolliert?;;Werden Parkende betreut (verlorenes Ticket oder Bewilligung ersetzten)?;;Falls Kassierstationen vorhanden sind, werden diese geleert danach abgerechnet?
• LOPD 150%

  Wäscheservice

  Wird Wäsche zeitgerecht eingesammelt und wieder verteilt?;;Wird Wäsche qualitätsgerecht gewaschen, getrocknet und gebügelt?;;Werden dabei die Vorgaben aus der Umweltstrategie FM (Umgang mit Energie, Wasser und Chemikalien) eingehalten?;;Existiert eine Verwaltung der Arbeitskleider?
• LOPD 160%

  Kleinaufträge

  Werden Kleinaufträge wie z.B. Lampen wechseln, Bilder aufhängen in den entsprechenden betrieblichen Prozessen abgewickelt?